Sanal Ofis Ne Anlama Gelir?
Sanal ofis, işletmelere uzun süreli kiralama ve idari personel yükü olmadan fiziksel bir adres ve ofisle ilgili hizmetler sunar.
Sanal bir ofisle çalışanlar her yerden çalışabilir, ancak yine de bir posta adresi, telefon yanıtlama hizmetleri, toplantı odaları ve video konferans gibi şeylere sahip olabilir.
Sanal Ofisler Nasıl Çalışır?
Sanal ofisler, müşterilere hizmet vermek için tek bir birim olarak çalışır, ancak sabit bir yerde bulunmazlar. Bu tür kurulum, özellikle genel giderleri en aza indirmek isteyen yeni başlayanlar ve küçük işletmeler arasında popülerdir. Video konferans gibi web tabanlı ofis üretkenlik yazılımlarının ve hizmetlerinin oluşturulması, sanal ofislerdeki büyümeyi yönlendirmeye yardımcı oldu.
Hizmetleri çalışanları idari görevlerden ve işe gidip gelmekten kurtardığından, sanal bir ofis de daha fazla üretkenliğe yol açabilir. Her çalışan en uygun yerden çalışabilir ve iş, yerel olarak yaşayan çalışanları işe almakla sınırlı değildir. Daha fazla insan uzaktan çalışmanın yollarını buldukça, sanal bir ofisin faydaları hemen fark edilir. Ancak, her şey göründüğü kadar kolay değildir. Bazıları, sanal ofis alanı planlamasını, fiziksel bir ofisin doğasında bulunan zaman alıcı planlama çakışmalarından farklı bulmayabilir.
Sanal Ofisin Avantajları ve Dezavantajları
Sanal ofis bakıldığında kullanıcılara çekiciliği iki yönlüdür. Birincisi, sanal bir ofisin aylık maliyeti, geleneksel bir ofisten çok daha düşüktür. Ne de olsa, bakım ve bakım maliyetleri yoktur ve personele ihtiyaç duymaz. Sanal ofis aydan aya kiralama yoluyla da güvence altına alınabilir.
Bu nedenle kullanıcının işi değişirse daha fazla esneklik vardır (kiralamanın süresinin dolmasını beklemek veya bozulan bir kiralamanın maliyetine katlanmak yok). Bir sanal ofis kullanmanın maliyeti ayda 40 dolardan 200 dolardan fazlaya kadar değişebilir. Ne kadar çok hizmet eklenirse, o kadar pahalı olur. İkincisi, sanal bir ofis bir posta adresi, telefon yanıtlama ve video konferans hizmetleri sağlayabilir.
Bu nedenle, küçük bir işletme olduğundan daha büyük görünebilir. Ayrıca, kullanıcıların müşterilerle buluşması için fiziksel bir adres (veya birden çok adres) sağlayabilir. Bazen adres, sanal ofis kullanıcısına, örneğin adresin iyi bilinen bir yer veya cadde olması gibi bir prestij havası verebilir.
Profesyonel bir telefon yanıtlama servisi de aynı etkiye sahip olabilir. Sanal ofis düzenlemesinin sunduğu bazı hizmetlerden faydalanmak için önceden planlama yapılması gerekir. Örneğin, birçok paket, sınırlı konferans odası kullanımı veya sınırlı telekonferans ve video konferans hizmetleri ile birlikte gelir. Sanal ofisler ayrıca geceleri ve hafta sonları kısıtlı erişime sahip olabilir. Kullanıcılar esneklik eksikliğini sınırlayıcı ve uygunsuz bulabilirler. Ayrıca evden çalışmanın getirdiği dikkat dağınıklığı potansiyeli de vardır ve bu nedenle bazı çalışanlar sanal ofis ortamında çalışırken o kadar üretken olmayabilir.
Sanal Ofis Örneği Nedir?
Sabit konumu olmayan bir çalışma ortamını tanımlamak için kullanılan bir terim . Dizüstü bilgisayarlar, akıllı telefonlar ve tabletler gibi mobil çözümlerin popülaritesi ile bir kişi, sabit bir ofis konumu olmadan dünyanın hemen her yerinde iş yapabilir. Bir başka sanal ofis örneğidir. Yalnızca internette var olan ve tüm çalışanlarının uzaktan çalıştığı bir şirkettir.
Sanal Ofis Maliyet Avantajları
Bugün sanal ofis çok revaçta bir konuma yükseldi. Her gün daha fazla şirket (Fortune 500 şirketleri dahil ) sanal ekipleri kurumsal tasarım ve işe alım süreçlerine daha kolay entegre ediyor.
Faydaları oldukça çekici. Ancak, daha küçük şirketler ve yeni başlayanlar için uzak bir işgücü kiralama kararı almak büyük bir karardır. Genellikle, avantajlar göz önünde bulundurularak yapılır, ancak bu karardan doğabilecek dezavantajlara ve sorunlara yeterince derinlemesine bakmadan yapılır.
Kendi hedeflerinize ve umutlarınıza dayanarak şirketiniz için doğru kararı vermek çok önemlidir. Yanlış karar vermek, girişiminizi yıllar öncesine götürebilir veya gelecek yıllarda büyümenizi sınırlayabilir. Yeni başlayanların karara bilinçli olarak ve kararlarından ne elde etmek istediklerine dair sağlam bir anlayışla girmeleri önemlidir. Bu yazıda, sanal organizasyon tasarımının avantaj ve dezavantajlarına derinlemesine bakacağız.
Düşük Genel Maliyetler. Sanal ofisler , işletim maliyetlerinde önemli düşüşlerin keyfini çıkarıyor . Aetna, sanal ekiplere ve uzaktan çalışmaya geçiş sayesinde 2,7 milyon fit kare ofis alanından tasarruf etmeyi ve 78 milyon dolar tasarruf etmeyi başardı. American Express ayrıca, uzaktan çalışanları işe almaya odaklanması sayesinde yaklaşık 15 milyon $'a varan daha düşük genel gider maliyetlerinin de keyfini çıkardı.
Geliştirilmiş Ölçeklenebilirlik ve Büyüme Potansiyeli: Tipik olarak bir ofis alanını sürdürmek ve malzemeye daha az yatırım yapmakla ilişkilendirilen genel giderler olmadan, şirketler ölçeklenebilirliklerini ve büyüme potansiyellerini iyileştirmek için sermayeyi serbest bırakabilirler. Uzak ekipler sadece daha çeviktir.
Sanal ofis kullanımının faydası çoktur. Ancak birçok ekip, sanal bir ofis seçmenin olumsuz taraflarını ele almadan bu avantajlardan faydalanıyor. Girişiminiz için en iyi seçimi yaptığınızdan emin olmak için sanal ofis seçiminin hem avantajlarını hem de dezavantajlarını anlamak önemlidir.